Getting things done voor gevorderden

Jaja, ik post niet alleen over soep tegenwoordig. Er wordt hier ook nog gezorgd, gewassen, gestreken, afgewassen, en gewerkt. En over dat werken zal ik het vandaag eens hebben.

Wat vooraf ging

Ooit postte ik waarom en hoe ik werk met Getting things done, van David Allen. De kern is voor mij het vervaldagensysteem: niets glipt nog door de mazen van het net, maar ik sla het op in een extern systeem waardoor ik niet gebukt ga onder de stress van aan 1000 dingen tegelijk denken. En de dingen komen op de juiste dag onder mijn aandacht, doordat ik het in een vervaldagensysteem stop.

De laatste weken heb ik gezocht naar een digitale versie van mijn vervaldagensysteem, aangezien ik nu ook gezegend ben met een tablet. Dat is nog work in progress. Ik heb nog geen bevredigende app gevonden.

Ik heb ook het vervolg van David Allen op GTD gelezen, namelijk ‘Making it all work’. Met als ondertitel: winnen in het spel van werk en leven. Nou, echt iets voor mij, ik ben een winner! (Moehahaha, zei de ploetermoeder).

Overzicht!

Ik voel me chronisch overweldigd door alles wat ik moet doen. Dat ik alleenstaande mama ben met een baan die niet bepaald op fietsafstand ligt, helpt alvast niet. Maar voordien had ik dat ook, als ik heel eerlijk ben.

‘Making it all work’ focust op overzicht krijgen. Voordien gebruikte ik GTD vooral om alle losse eindjes te managen. Uit mijn vervaldagensysteem schudde ik dan bijvoorbeeld ’s ochtends volgende taken die niets met elkaar te maken hadden en waarvan de context zoek was: tekst aanpassen en doorsturen – verslag maken van bespreking op 10/2 – reminder sturen voor studiedag van april – offerte maken voor organisatie x – K mailen – T mailen – R mailen – A mailen – een weekendactiviteit met zonen zoeken – nieuwsbriefitem plannen. Een beetje als een kip zonder kop ging ik alles dan maar zo snel mogelijk uitvoeren.

Door MiaW te lezen, sijpelde het inzicht binnen dat ik niet alleen moet zorgen dat alles uitgevoerd geraakt, dus de taakjes identificeren, bijhouden, op de juiste dag onder ogen krijgen en doen. Maar dat ik om een beetje proactief en creatief te werken, beter ook een overzicht houd.

Whiteboard

Dus sloop ik de kamer van een collega met whiteboard binnen, ’s avonds, toen iedereen weg was. In één keer kladde ik het bord vol met alles dat in mijn hoofd zat en dat je een project van me zou kunnen noemen, gaande van de vrijgezellen van een vriendin organiseren tot een traject met een organisatie leiden en een cursus die ik geef. Het bord stond vrij snel vol. Staande op het bureau van de collega kon ik met mijn i-pad een goede foto maken. Voor het nageslacht ;). (Sorry collega, ik heb mijn schoenen niet uitgedaan in de flow van het moment.)

De volgende fase was het bord weer schoon vegen, en met de foto erbij alles opnieuw op het bord zetten, maar dan nu op gestructureerde wijze. Projecten en deelprojecten, categorieën. Ook dat werd gefotografeerd.

Wekelijkse planning en wekelijks onderhoud

En nu komt het. Wekelijks ga ik op zondagavond bij die laatste foto zitten, en zet ik alle ‘eerstvolgende acties’ per project of deelproject, die ik die week wil uitvoeren, op papier. Of in een lijstje op de pc. Gelinkt aan het project waarbinnen de actie past.

‘Nieuwbriefitem plannen‘ wordt dan: ‘Baan/cursus najaar 2015/werving/nieuwsbriefitem plannen‘. Wat al meteen veel meer context en info geeft dan het losse to do’tje, waardoor ik het gevoel heb dat ik systematisch aan mijn projecten aan het werken ben. Dat doe ik ook, want elke week bekijk ik welke stappen ik per project moet zetten.

Op het einde van de week doe ik een ‘wekelijks onderhoud‘. Dan kijk ik wat er gelukt is, wat ik moet doorschuiven, en maak ik met betrekking tot sommige delen van mijn taken een soort weekrapport, waardoor ik beter kan opvolgen of ik de doelstellingen die ik moet halen op jaarbasis, stilletjesaan nader.

Verliefd op David Allen

Nou ja, verliefd… Dat is misschien te veel eer, maar ik ben wel fan van David. Ook al herhaalt hij zichzelf nodeloos veel in zijn boeken en verdenk ik hem er zwaar van geen inzicht te hebben in wat een kind doet met je productiviteit, laat staan twee kinderen. Laat staan twee kinderen en geen partner en geen bankrekening waarmee je een nanny kan betalen.

Maar op de momenten dat ik het niveau van ploetermoeder overstijg, en voorbereid mét een aantal goed bedachte voorstellen op een vergadering zit zonder snotvlek op mijn rok… Wel ja, dan ligt dat aan David. Waarvoor oprecht veel dank.

PS. Mijn zonen zijn ook een project op de lijst. Erg hé.