Prinses plant

Als in ‘plannen’, niet als in ‘planten’.

Chaos

Er is weinig waar ik zo ongelukkig van word als chaos. Veel te doen te hebben en geen overzicht meer krijgen. Daardoor de ‘puf’ kwijt zijn en niets meer doen, waarna opdrachtgevers subtiel aan je mouw beginnen trekken (of je op vakantie opbellen, stress!). In het beste geval gebeurt er ‘niets’ en merkt niemand dat je even niet zo productief bent, alleen blijft dat voor jezelf erg vervelend. Mails beantwoorden zichzelf niet en het wordt gênant als je de kamer waar je computer staat niet meer binnen durft gaan.

Chaos in het kwadraat

Waar ik ronduit depressief, opstandig en woest van word, dus alle overtreffende trappen van ‘ongelukkig’, is veel te doen hebben + geen overzicht meer hebben + niet in de gelegenheid zijn iets te doen (om het overzicht terug te krijgen of om wat to do’tjes af te strepen). Dat was het geval op de ongelukkige vakantie met te veel kinderen. Ik dacht echt dat ik knettergek werd. In mijn hoofd dreunde heel de tijd de druk van wat allemaal moest, maar ik kwam in de praktijk niet verder dan pleisters kleven, naar zee wandelen en terug, koken wat niet opgegeten werd en zand uit handdoeken, kleding en kinderharen wassen.

Back to the goeroe

Uiteraard hebben we hier al geruime tijd een remedie voor. Een goeroe, een methode. David Allen, Getting things done. Alleen was die methode bij mij wat versloft. De redenen daarvoor zijn meervoudig:

– Ik zocht al een tijdje naar een goede digitale tool om mijn fysieke, papieren vervaldagensysteem te digitaliseren en toegankelijk te maken op al mijn toestellen en al mijn plaatsen. Ik testte Nozbe, Evernote en Todoist uit, maar vond aanvankelijk niet echt wat ik zocht.

– Ik vraag me echt af of alles wat ik moet doen (als in: werken, sociale contacten onderhouden, alleenstaand twee kinderen bemoederen, een juridisch gevecht leveren met de ex, yoga, huishouden in al zijn facetten, tuin houden in al zijn facetten, eten, slapen, boodschappen, mijn benen soms eens ontharen – lach maar, dat is zo een stresselement!, babysits plannen, allerlei regelingen treffen,  … ) niet gewoon wat veel is. Ofwel ben ik dus chronisch onkundig tot het krijgen van controle en het plannen, ofwel is het misschien gewoon niet mogelijk om het onder controle te krijgen. Verschillende kennissen hebben me er recent op gewezen dat ik misschien gewoon ‘wat meer moet loslaten’, maar dat geeft me alleen bovenstaande stress.

Calimero

Anyway, de eerste werkdag na de vakantie voelde ik me ellendig, fysiek en mentaal. Zo ongelooflijk moe, zo ontzettend leeg. Mijn oude ik deed dan onmiddellijk het Calimero-stemmetje weerklinken (het is niet eerlijk, het gaat nooit lukken, ik ben moe, ik wil niet meer, en de beste: ik heb hier niet voor gekozen, ...). Mijn nieuwe ik bedacht gewoon dat het anders moest, en zette zich de tweede werkdag na de vakantie aan het werk met een mind-dump zoals David die voorschrijft in de hopeloze gevallen. Alles wat in je hoofd zit opschrijven, alles verzamelen, al die losse eindjes op één plek brengen. Vervolgens ontwikkelde ik een aantal categorieën en bracht ik de losse eindjes onder in het outlook-taken-systeem, allemaal netjes met eerstvolgende actie. Ik heb het zo opgezet dat elke taak aan een bepaalde dag toegewezen is en dat ik dus op die dagen ’s ochtends reminders krijg van de dringende dingen en verder gewoon een lijstje heb, per dag, met acties die ik moet uitvoeren en afvinken.

Tips

Ik vind het heerlijk om in outlook te werken, het is erg geschikt om een vervaldagensysteem op te zetten zoals David Allen dat verzonnen heeft. Enkele tips (jaja, dit wordt mogelijk ooit eens een nuttige blog!) :

  1. Taken kan je laten terugkeren. Dagelijks, wekelijks, maandelijks, drie dagen na elkaar, elke werkdag, … Interessante functie om te gebruiken.
  2. Ik zet ook mijn huishoudelijke taakjes (die ik volgens het FLY-lady-systeem onder controle probeer te houden) in het systeem. Geen aparte lijstjes voor verschillende takendomeinen, maar één lijst met alles. Van een rapport schrijven tot schoenen poetsen (elke vrijdag :)) over de kinderen in bad doen en een weekmenu maken.
  3. Outlook heeft een agenda en een takenlijst. Voor agenda-items kan je ook herinneringen instellen, gaande van 15 minuten voor de afspraak tot een dag, twee dagen, een week, twee weken.
  4. Per agenda-item dat ik gepland heb, heb ik meteen ook de bijhorende taken gepland. Een studiedag die ik moet geven op 4 november waarvoor ik een bespreking heb op 15 september, heeft dus op 7 september een taak, met name ‘voorbereidingsvergadering studiedag voorbereiden (agenda en stukken sturen)’ en op 16 september de taken ‘verslag maken van de vergadering’ en ‘inplannen van de voorbereiding voor de studiedag’.
  5. Gebruik de reminder-functie voor taken, maar bepaald vooraf voor welke dingen. Anders poppen er heel de tijd taken op op je scherm met zo een dringend geluidje en is het urgentie-effect daarvan na enkele dagen weg.

Kip zonder kop

Het is eenvoudig, maar ik maak er weer de omslag door van ‘kip zonder kop’ (brandjes blussen) naar een enigszins voorbereide en kalme werkneemster, moeder, mens. Het leukste effect is dat ik meteen ook de mentale ruimte kreeg om dingen in te plannen die ik fijn vind en waar ik weer nooit meer toe kwam. Zo krijg ik op het einde van elke maand nu een reminder om een film te kiezen en te plannen in de nieuwe maand (met herinnering dat ik een babysit moet plannen en de e-mailadressen en telefoonnummers van de babysits erbij). Ook fijn is dat ik de laatste dagen een pak werk heb verzet dat maar bleef aanslepen. Ik heb zelfs kappersafspraken gemaakt voor mijzelf en de zonen, schaamroodachterstallige professionele e-mails toch beantwoord, voor me uit geschoven beslissingen over het aanwezig zijn op lunches en meetings genomen en een denkdag -met-mezelf vastgelegd over mijn bijberoep (dat leek altijd iets dat er nooit van zou komen door alle andere dringende dingen). Bovendien heb ik een vaste yogales per week gepland en meteen babysit voor een heel jaar (een HEEL JAAR) gevraagd.

Oef, denk ik. En ik bedenk ook dat ik het mezelf moet gunnen een beetje in control te blijven. Als alleenstaande mama met job, bijberoep, huishouden en nog steeds niet bulkend van de energie of van de hulptroepen, kan ik het me toch immers niet permitteren om de draad kwijt te geraken.

P.S. De eerlijkheid gebiedt me toe te geven dat…
1. Het afwisselend drinken van een blikje nalu en een kopje koffie ook een uitstekend effect heeft op mijn productiviteit, echter niet op mijn maag noch op mijn nachtrust.
2. Er een doos onder mijn bureau staat met de losse eindjes die nog niet in mijn systeem zitten. De doos puilt uit. Gelukkig heb ik gedurende tien dagen op rij een uur voorzien om die doos verder te legen. Niets aan de hand.

P.S.2. Er zitten 25 ideeën voor nog ongeschreven blogposts in de outlooklijst. Ik ga hier nog even door, als jullie dat goed vinden.

Advertenties

29 gedachtes over “Prinses plant

  1. Veel te herkenbaar 😉 vooral chaos of kip zonder kop… Ik denk dat ik voor mezelf eerst en vooral tijd moet inplannen om alles eens leeg te schrijven, want daar begin je mee en zelfs daar kom ik niet aan toe… Bijscholing Getting things done ook altijd welkom 😉

  2. Hier ook iemand die het jammer vindt geen duizendpoot te zijn. Maar perfectie is een utopie 🙂 outlook is prima, zelfs als je niet zo lijstjesachtig bent ingesteld. En hoera voor de al ingeplande blogjes !

  3. Door jouw blog ben ik nu getting things done aan het lezen. En heb ik net een aantal wekelijkse en maandelijkse todo’s in Outlook gestoken met de terugkeerfunctie. Bedankt!

  4. Ik verkies planten boven plannen 🙂

    Eerlijk reactie op dit stukje? Ja, misschien is het wat veel allemaal. En ben je te perfectionistisch om alles maar gedaan te krijgen. Aan de andere kant herken ik mezelf in je verhaal, vooral dan het schaamrood met betrekking tot het beantwoorden van “achtergebleven” professionele e-mails… Dat kan ik van mezelf ook moeilijk verdragen. Omdat ik het zelf ook niet leuk vind om zo behandeld te worden. Maar toch gebeurt het af en toe. Foutlook gebruik ik trouwens enkel op het werk, want anders zou me dat thuis teveel aan het werk doen denken en dat levert me dan weer stress op 😉

    Ik vind het trouwens helemaal goed dat je hier nog een tijdje doorgaat! 🙂

  5. Vooral doorgaan met je blog hoor, als er nu één blog is waar ik al veel aan gehad heb, is het die van jou! Je bent wellicht niet (meer) op zoek naar een alternatief maar zelf vind ik ‘Trello’ heel handig voor (het plannen van/brainstormen over enzo…) van grotere projecten.

  6. Herkenbaar, ik ben ook nog altijd op zoek naar een goed GTD systeem. Ik heb mezelf wel al een papieren agenda aanschaft (zo’n Moleskine van 18 maanden), omdat dat opschrijven therapeutisch werkt. Verder geef ik Evernote (nogeens) een kans om alle to do’s op een lijn te krijgen. Ik maak notities met gewoon de taak in de titelbalk, voorafgegaan door een ‘>’ zodat ze in het oog springen. Diegenen die mijn aandacht op korte termijn vergen staan in mijn shortcuts.
    Ik heb ook enkele notities die eigenlijk takenlijstjes zijn voor een project en dus meerdere stappen bevatten. Die starten met een ‘*’ gevolgd door de naam van het projectje, bv “boodschappenlijst” of “register X”. Niet zeker of dit the way to go is op lange termijn, maar we zien wel.

    Je outlook aanpak lijkt me wel interessant, maar ik heb vooral moeite om dingen bij te houden die wel een deadline hebben, maar geen exact tijdstip om ze uit te voeren (en die je volgens David Allen dus niet in je agenda hoort te zetten). Verjaardagscadeautjes kopen, bv. Al is die ‘reminder instellen’ misschien wel een leuke optie.

    En dat bloggen: zeker blijven doen!

  7. Outlook gebruiken wij ook op het werk om dat dagdagelijkse structuur van het werk in te plannen. Het valt me wel op dat na een tijdje de “to-do-lijstjes” met de voeten worden getreden, terwijl ze er net zijn om het te blijven doen bollen…

    ps: bij met al die logjes, heel blij!

  8. Ik ben blij met de Outlook-tip. Ik gebruik momenteel Evernote en dat werkt wel, maar ik zoek een reminder-systeem. Ik vond jouw plan-blogposts altijd heel nuttig. Merci!

    • Ik heb op een gegeven momet aan Lilth gemaild om te vragen of er iets bestond waarmee ik taakjes kon ingeven, op random tijden, en waarmee ik dan in het begin van een werkdag een lijstje zou krijgen met specifiek de taakjes voor die dag. Evernote leek zo een functie te hebben (e-mail?) maar dat werkte niet. Zo zot dat het gewoon in outlook kan, met die reminders en de lijstjes. Zo lang gezocht en ik had het gewoon al ter beschikking…

  9. Die onproductieve dagen waarbij je ’s avonds boos op jezelf bent omdat je niets gedaan hebt herken ik. Dringend tijd om je voorbeeld te volgen en wat duidelijk afgelijnde taakjes te plannen.

  10. Zo herkenbaar! Veel te doen maar precies weinig tijd… Neem je trouwens niet wat veel hooi op je vork (het is een goei die het zegt)? Loop jezelf niet te veel voorbij, he! Succes met alles. Komt helemaal goed, als ik op je plannen mag afgaan.

  11. Al eens gekeken naar Wunderlist?
    Het blijft sowieso schipperen en regelen. Eens je een systeem hebt waarbij je niets meer kan vergeten krijg je weer helderheid in je hoofd. Maar het blijft hard werken he!
    Je bent wel hard veranderd trouwens, chapeau!

  12. Oei, al zo veel reacties, maar bijna niemand die vindt dat dat echt (veel te) veel is?
    Ik vind dat erg veel!
    Niet dat jou dat iets vooruithelpt… misschien helpt het je om iets milder te worden voor jezelf.
    Hoeveel koppels zijn er niet waarvan één partner minder gaat werken voor de kinderen of een iets minder veeleisende carriëre kiest. Hoeveel mensen zijn er niet die poetswerk of strijkwerk uitbesteden, of ouders hebben die veel inspringen voor de kinderen. Of niet koken, omdat de kinderen op school eten en ze zelf op hun werk eten.
    En dat doe jij allemaal in je eentje, met zorgen (financiële en juridische) erbovenop. Ik denk dat ikzelf al redelijk radeloos zou worden van dat laatste alleen)
    Ik ben er voor mezelf niet uit of plannen helpt. Ik doe het niet veel, omdat ik eerder ongelukkig word van onafgewerkte to do lijsten…

    • Dank. En stiekem: oef. Ik was vanochtend misselijk van het slaaptekort en heb tegen de jongens gesnauwd. Even later hoorde ik geluid en liepen ze beiden op hoge hakken. Toen was het weer over. Maar dus: het blijft wel als veel voelen, zelfs al ben ik nu beter georganiseerd.

  13. Je bent zeker niet onkundig, Prinses! Het is gewoon té veel! Dat kan toch niemand, zonder af en toe eens een crisis door te maken! Ik vraag me soms al af hoe we alles rond gaan krijgen en we zijn dan met z’n tweeën om het te doen. Wees niet te streng voor je zelf, hé… Goed bezig met dat plannen! Tot voor kort bleef m’n ‘papieren’ agenda heilig voor me, maar ik heb ondertussen ook Outlook ingeschakeld. Ik gebruikte het tot nu toe enkel als agenda. Ik ga de takenlijst ook eens uittesten!

    • 🙂 Mijn papieren wereldwinkel-agenda was hier ook altijd een onmisbaar element. Tot ik van baan veranderde en gedwongen werd elektronisch te gaan. Eerst heb ik wat geklungeld met twee agenda’s, nu ga ik voluit voor de elektronische. Het is toch wel makkelijk… 🙂

  14. Ik gebruik al jaren outlook voor mijn mails, taken, afspraken blijf ik in een agenda schrijven ( hoe oldfashion, kan je zijn??), maar ik ben nu mijn outlook aan het bekijken en wordt het mss eens tijd dat ik er ook gebruik van maak! Dank je voor de tip!

  15. Herkenbaar! Ik heb ook graag controle over veel zaken.
    Een tijd geleden plande ik alles in mijn digitale agenda. Afspraken én taken. Op den duur was er geen enkele lege ruimte weer, waardoor ik constant het gevoel had van moeten, en mijn man zei dat dit geen oplossing was. Nu ben ik lijstjes beginnen maken met taken, en in mijn agenda komen alleen afspraken en terugkerende taken (vb. de vaatwasmachine reinigen, huisvuil buiten zetten, weekmenu maken, …). Ik ben wel even bezig geweest met alles in lijstjes gieten, en om voor mezelf een systeem te vinden. Soms word ik echt wel gek van die ellenlange lijstjes en panikeer ik erover in plaats van productief te zijn. Maar nu mijn agenda weer leeg is geeft dat ook wel een beetje meer rust.
    Mijn lijstjes heb ik opgedeeld in vier lijsten: ‘deze week’, ‘blog’, ‘persoonlijk’ en ‘huis’. Op de lijst ‘deze week’ staan de drie andere thema’s vermeld. Aan het begin van de week kies ik taken die ik gedaan wil krijgen (ik overloop alle taken), en dan probeer ik alleen naar deze taken te kijken.
    Het is een zoektocht, maar ik denk dat deze manier voor mij zou kunnen werken :-).

  16. Pingback: Prinses & het zwarte gat | En ze leefden nog groen en gelukkig

  17. Pingback: Prinses gaat haar leven beteren | En ze leefden nog groen en gelukkig

  18. Pingback: Wat Prinses geleerd heeft van het opruimen van haar garage | En ze leefden nog groen en gelukkig

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s