Prinses plant

Als in ‘plannen’, niet als in ‘planten’.

Chaos

Er is weinig waar ik zo ongelukkig van word als chaos. Veel te doen te hebben en geen overzicht meer krijgen. Daardoor de ‘puf’ kwijt zijn en niets meer doen, waarna opdrachtgevers subtiel aan je mouw beginnen trekken (of je op vakantie opbellen, stress!). In het beste geval gebeurt er ‘niets’ en merkt niemand dat je even niet zo productief bent, alleen blijft dat voor jezelf erg vervelend. Mails beantwoorden zichzelf niet en het wordt gênant als je de kamer waar je computer staat niet meer binnen durft gaan.

Chaos in het kwadraat

Waar ik ronduit depressief, opstandig en woest van word, dus alle overtreffende trappen van ‘ongelukkig’, is veel te doen hebben + geen overzicht meer hebben + niet in de gelegenheid zijn iets te doen (om het overzicht terug te krijgen of om wat to do’tjes af te strepen). Dat was het geval op de ongelukkige vakantie met te veel kinderen. Ik dacht echt dat ik knettergek werd. In mijn hoofd dreunde heel de tijd de druk van wat allemaal moest, maar ik kwam in de praktijk niet verder dan pleisters kleven, naar zee wandelen en terug, koken wat niet opgegeten werd en zand uit handdoeken, kleding en kinderharen wassen.

Back to the goeroe

Uiteraard hebben we hier al geruime tijd een remedie voor. Een goeroe, een methode. David Allen, Getting things done. Alleen was die methode bij mij wat versloft. De redenen daarvoor zijn meervoudig:

– Ik zocht al een tijdje naar een goede digitale tool om mijn fysieke, papieren vervaldagensysteem te digitaliseren en toegankelijk te maken op al mijn toestellen en al mijn plaatsen. Ik testte Nozbe, Evernote en Todoist uit, maar vond aanvankelijk niet echt wat ik zocht.

– Ik vraag me echt af of alles wat ik moet doen (als in: werken, sociale contacten onderhouden, alleenstaand twee kinderen bemoederen, een juridisch gevecht leveren met de ex, yoga, huishouden in al zijn facetten, tuin houden in al zijn facetten, eten, slapen, boodschappen, mijn benen soms eens ontharen – lach maar, dat is zo een stresselement!, babysits plannen, allerlei regelingen treffen,  … ) niet gewoon wat veel is. Ofwel ben ik dus chronisch onkundig tot het krijgen van controle en het plannen, ofwel is het misschien gewoon niet mogelijk om het onder controle te krijgen. Verschillende kennissen hebben me er recent op gewezen dat ik misschien gewoon ‘wat meer moet loslaten’, maar dat geeft me alleen bovenstaande stress.

Calimero

Anyway, de eerste werkdag na de vakantie voelde ik me ellendig, fysiek en mentaal. Zo ongelooflijk moe, zo ontzettend leeg. Mijn oude ik deed dan onmiddellijk het Calimero-stemmetje weerklinken (het is niet eerlijk, het gaat nooit lukken, ik ben moe, ik wil niet meer, en de beste: ik heb hier niet voor gekozen, ...). Mijn nieuwe ik bedacht gewoon dat het anders moest, en zette zich de tweede werkdag na de vakantie aan het werk met een mind-dump zoals David die voorschrijft in de hopeloze gevallen. Alles wat in je hoofd zit opschrijven, alles verzamelen, al die losse eindjes op één plek brengen. Vervolgens ontwikkelde ik een aantal categorieën en bracht ik de losse eindjes onder in het outlook-taken-systeem, allemaal netjes met eerstvolgende actie. Ik heb het zo opgezet dat elke taak aan een bepaalde dag toegewezen is en dat ik dus op die dagen ’s ochtends reminders krijg van de dringende dingen en verder gewoon een lijstje heb, per dag, met acties die ik moet uitvoeren en afvinken.

Tips

Ik vind het heerlijk om in outlook te werken, het is erg geschikt om een vervaldagensysteem op te zetten zoals David Allen dat verzonnen heeft. Enkele tips (jaja, dit wordt mogelijk ooit eens een nuttige blog!) :

  1. Taken kan je laten terugkeren. Dagelijks, wekelijks, maandelijks, drie dagen na elkaar, elke werkdag, … Interessante functie om te gebruiken.
  2. Ik zet ook mijn huishoudelijke taakjes (die ik volgens het FLY-lady-systeem onder controle probeer te houden) in het systeem. Geen aparte lijstjes voor verschillende takendomeinen, maar één lijst met alles. Van een rapport schrijven tot schoenen poetsen (elke vrijdag :)) over de kinderen in bad doen en een weekmenu maken.
  3. Outlook heeft een agenda en een takenlijst. Voor agenda-items kan je ook herinneringen instellen, gaande van 15 minuten voor de afspraak tot een dag, twee dagen, een week, twee weken.
  4. Per agenda-item dat ik gepland heb, heb ik meteen ook de bijhorende taken gepland. Een studiedag die ik moet geven op 4 november waarvoor ik een bespreking heb op 15 september, heeft dus op 7 september een taak, met name ‘voorbereidingsvergadering studiedag voorbereiden (agenda en stukken sturen)’ en op 16 september de taken ‘verslag maken van de vergadering’ en ‘inplannen van de voorbereiding voor de studiedag’.
  5. Gebruik de reminder-functie voor taken, maar bepaald vooraf voor welke dingen. Anders poppen er heel de tijd taken op op je scherm met zo een dringend geluidje en is het urgentie-effect daarvan na enkele dagen weg.

Kip zonder kop

Het is eenvoudig, maar ik maak er weer de omslag door van ‘kip zonder kop’ (brandjes blussen) naar een enigszins voorbereide en kalme werkneemster, moeder, mens. Het leukste effect is dat ik meteen ook de mentale ruimte kreeg om dingen in te plannen die ik fijn vind en waar ik weer nooit meer toe kwam. Zo krijg ik op het einde van elke maand nu een reminder om een film te kiezen en te plannen in de nieuwe maand (met herinnering dat ik een babysit moet plannen en de e-mailadressen en telefoonnummers van de babysits erbij). Ook fijn is dat ik de laatste dagen een pak werk heb verzet dat maar bleef aanslepen. Ik heb zelfs kappersafspraken gemaakt voor mijzelf en de zonen, schaamroodachterstallige professionele e-mails toch beantwoord, voor me uit geschoven beslissingen over het aanwezig zijn op lunches en meetings genomen en een denkdag -met-mezelf vastgelegd over mijn bijberoep (dat leek altijd iets dat er nooit van zou komen door alle andere dringende dingen). Bovendien heb ik een vaste yogales per week gepland en meteen babysit voor een heel jaar (een HEEL JAAR) gevraagd.

Oef, denk ik. En ik bedenk ook dat ik het mezelf moet gunnen een beetje in control te blijven. Als alleenstaande mama met job, bijberoep, huishouden en nog steeds niet bulkend van de energie of van de hulptroepen, kan ik het me toch immers niet permitteren om de draad kwijt te geraken.

P.S. De eerlijkheid gebiedt me toe te geven dat…
1. Het afwisselend drinken van een blikje nalu en een kopje koffie ook een uitstekend effect heeft op mijn productiviteit, echter niet op mijn maag noch op mijn nachtrust.
2. Er een doos onder mijn bureau staat met de losse eindjes die nog niet in mijn systeem zitten. De doos puilt uit. Gelukkig heb ik gedurende tien dagen op rij een uur voorzien om die doos verder te legen. Niets aan de hand.

P.S.2. Er zitten 25 ideeën voor nog ongeschreven blogposts in de outlooklijst. Ik ga hier nog even door, als jullie dat goed vinden.