Getting things done voor gevorderden

Jaja, ik post niet alleen over soep tegenwoordig. Er wordt hier ook nog gezorgd, gewassen, gestreken, afgewassen, en gewerkt. En over dat werken zal ik het vandaag eens hebben.

Wat vooraf ging

Ooit postte ik waarom en hoe ik werk met Getting things done, van David Allen. De kern is voor mij het vervaldagensysteem: niets glipt nog door de mazen van het net, maar ik sla het op in een extern systeem waardoor ik niet gebukt ga onder de stress van aan 1000 dingen tegelijk denken. En de dingen komen op de juiste dag onder mijn aandacht, doordat ik het in een vervaldagensysteem stop.

De laatste weken heb ik gezocht naar een digitale versie van mijn vervaldagensysteem, aangezien ik nu ook gezegend ben met een tablet. Dat is nog work in progress. Ik heb nog geen bevredigende app gevonden.

Ik heb ook het vervolg van David Allen op GTD gelezen, namelijk ‘Making it all work’. Met als ondertitel: winnen in het spel van werk en leven. Nou, echt iets voor mij, ik ben een winner! (Moehahaha, zei de ploetermoeder).

Overzicht!

Ik voel me chronisch overweldigd door alles wat ik moet doen. Dat ik alleenstaande mama ben met een baan die niet bepaald op fietsafstand ligt, helpt alvast niet. Maar voordien had ik dat ook, als ik heel eerlijk ben.

‘Making it all work’ focust op overzicht krijgen. Voordien gebruikte ik GTD vooral om alle losse eindjes te managen. Uit mijn vervaldagensysteem schudde ik dan bijvoorbeeld ’s ochtends volgende taken die niets met elkaar te maken hadden en waarvan de context zoek was: tekst aanpassen en doorsturen – verslag maken van bespreking op 10/2 – reminder sturen voor studiedag van april – offerte maken voor organisatie x – K mailen – T mailen – R mailen – A mailen – een weekendactiviteit met zonen zoeken – nieuwsbriefitem plannen. Een beetje als een kip zonder kop ging ik alles dan maar zo snel mogelijk uitvoeren.

Door MiaW te lezen, sijpelde het inzicht binnen dat ik niet alleen moet zorgen dat alles uitgevoerd geraakt, dus de taakjes identificeren, bijhouden, op de juiste dag onder ogen krijgen en doen. Maar dat ik om een beetje proactief en creatief te werken, beter ook een overzicht houd.

Whiteboard

Dus sloop ik de kamer van een collega met whiteboard binnen, ’s avonds, toen iedereen weg was. In één keer kladde ik het bord vol met alles dat in mijn hoofd zat en dat je een project van me zou kunnen noemen, gaande van de vrijgezellen van een vriendin organiseren tot een traject met een organisatie leiden en een cursus die ik geef. Het bord stond vrij snel vol. Staande op het bureau van de collega kon ik met mijn i-pad een goede foto maken. Voor het nageslacht ;). (Sorry collega, ik heb mijn schoenen niet uitgedaan in de flow van het moment.)

De volgende fase was het bord weer schoon vegen, en met de foto erbij alles opnieuw op het bord zetten, maar dan nu op gestructureerde wijze. Projecten en deelprojecten, categorieën. Ook dat werd gefotografeerd.

Wekelijkse planning en wekelijks onderhoud

En nu komt het. Wekelijks ga ik op zondagavond bij die laatste foto zitten, en zet ik alle ‘eerstvolgende acties’ per project of deelproject, die ik die week wil uitvoeren, op papier. Of in een lijstje op de pc. Gelinkt aan het project waarbinnen de actie past.

Nieuwbriefitem plannen‘ wordt dan: ‘Baan/cursus najaar 2015/werving/nieuwsbriefitem plannen‘. Wat al meteen veel meer context en info geeft dan het losse to do’tje, waardoor ik het gevoel heb dat ik systematisch aan mijn projecten aan het werken ben. Dat doe ik ook, want elke week bekijk ik welke stappen ik per project moet zetten.

Op het einde van de week doe ik een ‘wekelijks onderhoud‘. Dan kijk ik wat er gelukt is, wat ik moet doorschuiven, en maak ik met betrekking tot sommige delen van mijn taken een soort weekrapport, waardoor ik beter kan opvolgen of ik de doelstellingen die ik moet halen op jaarbasis, stilletjesaan nader.

Verliefd op David Allen

Nou ja, verliefd… Dat is misschien te veel eer, maar ik ben wel fan van David. Ook al herhaalt hij zichzelf nodeloos veel in zijn boeken en verdenk ik hem er zwaar van geen inzicht te hebben in wat een kind doet met je productiviteit, laat staan twee kinderen. Laat staan twee kinderen en geen partner en geen bankrekening waarmee je een nanny kan betalen.

Maar op de momenten dat ik het niveau van ploetermoeder overstijg, en voorbereid mét een aantal goed bedachte voorstellen op een vergadering zit zonder snotvlek op mijn rok… Wel ja, dan ligt dat aan David. Waarvoor oprecht veel dank.

PS. Mijn zonen zijn ook een project op de lijst. Erg hé.

Hup, tij, keer!

Ik heb waarschijnlijk in mijn vorige leven iets vreselijks gedaan. Karma! Of ik heb een lesje te leren in dit leven. Over hoe om te gaan met aanhoudende onzekerheid, over het uithouden van een situatie die niet fijn is. Of die vriendin die in astrologie gelooft en me waarschuwt voor de terugkeer van Saturnus in mijn geboortehoroscoop, heeft gelijk.

Mijn partner is weg gegaan, ik heb twee jonge kindjes. Financieel is het allemaal niet erg ruim. Ik heb spier- en gewrichtspijn door fibro. Ik schrik vaak als ik mezelf in de spiegel zie omdat ik grijze wallen onder mijn ogen heb. Ik heb ruzie met mijn ouders, en hoewel ik vragende partij ben voor een gesprek, lukt het niet dit gewoon eens op te lossen als volwassen mensen. Door die ruzie is het contact met de familie op dit moment ook moeizaam of bijna onbestaande en voel ik me vaak nogal geïsoleerd. Daarnaast is er ook een fikse rekening van de belastingen op de mat gevallen. Geld dat ik ergens vandaan moet toveren. En aangezien ik niet kan toveren, zal het schrapen worden.

Ach ja, tot daaraantoe. Het went, echt.

Daarnaast ben ik al maanden in de running voor een nieuwe baan. Er zijn al allerlei fases geweest: aftastende gesprekken, officiële gesprekken, een sollicitatiegesprek, loononderhandelingen, en toen – een tijdje terug – een aanbod! Een aanbod dat mooi genoeg was om op in te gaan. Klaar, denk je dan. Oef, eindelijk. Eén domein om me geen zorgen over te maken. Tot enkele weken terug, toen bleek dat er wat administratieve problemen waren die nu uitgroeien tot een obstakel waardoor het hele feestje mogelijk/waarschijnlijk niet doorgaat. (En ik dus weer op zoek moet naar werk, en het hele scenario weer moet herschreven worden.)

Ik heb intussen veerkracht ontwikkeld, ik ben anders gaan denken, ik laat me niet meer zo makkelijk omver blazen en ik hoef ook niet te huilen. Maar jee-tje, ik heb het wel wat gehad. Het is alsof alles op losse schroeven blijft staan, alsof niets even gewoon normaal gaat, zoals bij andere mensen.

Dus. Kan je je Karma opblinken? Of kan iemand me even vertellen wanneer die Saturnus verdwijnt? Of me tonen waar ik de schakelaar om moet zetten?

berenbos

Oude prinses versus nieuwe prinses

Ik heb mijn leven veranderd!‘, dacht ik, toen ik met Studio Brussel loeihard op, zingend, in mijn auto naar de bakker reed. (Ter info: een jaar terug had ik nog nooit achter het stuur gezeten, al vijf jaar niet meer naar StuBru geluisterd en zong ik NOOIT, never.)

En terwijl ik vlotjes de oprit op draaide (*kuch*) besefte ik dat ik mijn leven niet veranderd heb, maar dat ik verander. De nieuwe prinses heeft de oude van de troon gestoten!
Die veranderingen lijken vooral mentaal. De impact op mijn leven is niet zo spectaculair op dit moment, maar stiekem schuiven er allerlei dingen in mijn levenslandschap, waardoor het uitzicht intussen al behoorlijk bijgesteld is. Er zijn nog steeds dingen die me ERG zwaar vallen, ik heb ook nog steeds meer werk dan ik energie heb en het is hier jammer genoeg nog niet elke dag feest. Maar toch.

Op dit moment merk ik de verandering vooral aan mijn denken. Ik denk anders, ik ben uit mijn gedachtepatronen gestapt. Hoe ik dat gedaan heb, kan ik jullie niet vertellen. Ik kan wel voorbeeldjes geven. En er eerlijk bij vertellen dat ik nog heel vaak ‘herval’.

Voorbeeld 1.
Situatie: Babybroer heeft een diarree-explosie om u tegen te zeggen. Dwars door zijn pamper en pyama heen, knal op de muur.
De oude prinses: jammert en denkt: ‘dat mij dit moet overkomen. Ik heb het al zo zwaar. De week was al zo vermoeiend. En nu moet ik dit nog opkuisen, en een was insteken, en het kind in bad doen, en hem troosten. En oppas zoeken, want hij kan zo toch niet naar de opvang. Komt er ooit een dag waarop het een keer gewoon goed gaat? Ik heb altijd pech.’ (Ja, ja, ik weet het. De oude prinses is een mieperd.)
De nieuwe prinses: zegt tot Kleuterzoon: ‘Hee, dat was spectaculaire diarree! Zullen we meteen het bad maar vullen?’. En tot Babyzoon: ‘Arme kleine stinkerd, kom maar bij mij, je mag mijn pyama wel besmeuren hoor. Ik maak een warm badje voor je, we stoppen je lakentjes en je pyama meteen in de machine en dan is het allemaal opgelost!’

Voorbeeld 2.
Situatie: Prinses krijgt een nieuwe opdracht op het werk.
De oude prinses: denkt: ‘O my God, ik ga dit niet kunnen. Het komt er ook nog eens bij. Ik heb hier niet om gevraagd. Ik kan dit niet. Ik heb al zo weinig energie. Het is me al zo veel allemaal. Waarom ik? Waarom deze dag? Zouden ze me dit geven omdat ze niet tevreden zijn over mij? Willen ze me testen?’
De nieuwe prinses: zegt ‘Boeiend, dank voor de nieuwe uitdaging. Ik ga aan de slag met een plan en kom bij je terug. Wanneer kunnen we een vergadering inplannen?’.

Voorbeeld 3.
Situatie: er staat een berg afwas, ik val over het speelgoed en ik moet een deadline halen voor het werk.
De oude prinses: denkt ‘ik ben zo moe. Verdorie. Zou ik het laten staan? Misschien ga ik best gewoon naar bed. Ja, ik ga naar bed, ik ben uitgeput. (…) Maar zo wil ik morgen niet beneden komen. De afwas dan maar, en dat speelgoed. Ik heb keelpijn van vermoeidheid. Ik wil niet. Ik moet ook altijd alles zelf doen. Maar ik moet volhouden, komaan. Als ik het doe, doet niemand het (…)’.
De nieuwe prinses: gaat aan de slag, maakt een kopje thee voor zichzelf en doet er nog een uurtje werk bij.

Ik eindig met een welgemeende Loesje. En aan ieder die dit leest: eigenlijk zit het allemaal in je hoofd. Echt.

loesje vroeger beperkingen grenzen