Jarenlang worstelde ik met to do-lijstjes. Verschillende keren dacht ik dat ik ‘het’ gevonden had: ik liet bijvoorbeeld de losse lijstjes voor wat ze waren, en voerde schriftjes in, werkte in outlook in plaats van op papier, … Maar die nieuwigheden verdwenen altijd weer, mij achterlatend met het gevoel dat controle over alles wat ik moest doen, uitgesloten was.
Ik heb me jarenlang gevoeld alsof alles me maar overspoelde en ik tegen die stroom van ‘alles’ in maar wat probeerde doen, en eigenlijk ook best veel, maar blijkbaar vaak de foute dingen op het foute moment, en altijd te weinig en die lijstjes groeiden maar en groeiden maar en ik schreef ze over en structureerde ze. Soms integreerde ik privé en werk, soms scheidde ik ze strikt, alles naargelang wat ik las of bedacht, maar het mocht allemaal niet baten.
Tot op een zeker wanhopig moment het volgende boek op mijn pad kwam: Getting things done, van David Allen. De ondertitel is: ‘Prettig en efficiënt werken zonder stress’ en ik zal niet zeggen dat ik dat helemaal bereikt heb, maar ik heb nu wel de touwtjes in handen, en dat is meer dan wat we voordien ooit konden zeggen.
Eerst en vooral een kleine waarschuwing: zoals ik de Flyladytechnieken toepas op mijn huishouden (zie: https://prinsesopdekikkererwt.wordpress.com/2014/06/13/controle-freakt/), pas ik ook ‘Getting things done‘ toe op mijn werk, namelijk: zoals het mij uitkomt en zoals het voor mij werkt.
Het kan allemaal digitaal, maar ik zweer zelf bij papier en het hart van mijn controlecentrum is mijn ‘vervaldagen’-systeem: een ordner met een hoop mapjes in, en daarbij een veelheid aan kleine kaartenfiches.
Blader even met me mee.
Ik open mijn ordner. Daar zit eerst een planning in voor elk groot project dat ik voor mijn werk moet doen, met zo’n schoon tabelleke met de onderdelen verspreid over de maanden en alles in kleur.
Vervolgens één pochetje met alle belangrijke papieren samen, zoals de info van de school en de opvang, belangrijke telefoonnummers, de regelingen voor de kinderen voor deze maand, …
Next: een pochetje met kopies van mijn diploma. Die heb ik om één of andere reden vaak nodig en wil ik niet altijd zoeken.
Volgende: een pochetje met ‘belastingen’. Daarin verzamel ik doorheen het jaar alles wat nodig is om mijn belastingsaangifte te doen, zodat ik niet panikerend moet gaan zoeken eind juni, zoals vroeger wel eens het geval was. (Euh, zeg maar: altijd.)
Daarna zit een mapje met mijn loonbriefjes. Waarom weet ik niet goed, maar het heeft me al diensten bewezen, want laatst wou de meneer van de belastingen wat dingen nakijken en daarvoor had hij al mijn loonbriefjes van 2013 nodig, die ik dus gewoon kon nemen en geven, zonder gezoek, gescharrel en stress.
En dan begint het: in mijn ordner zit een pochetje voor elke maand (waar de maanden dus op geschreven staan) en 31 pochetjes voor de dagen (genummerd). Op dit moment zitten vooraan de pochetjes 22 tot en met 31 (ok, ik weet dat juni maar 30 dagen telt). Daarna zit het pochetje juli met de dagen 1 tot en met 21 daarop volgend (en vanavond wordt dat dus aangevuld met pochetje nummer 22), en daarna zitten de maanden augustus tot en met juni.
Dit betekent dus dat ik voor de komende 30 of 31 dagen een mapje heb, en ook voor de komende maanden. Het mapje van vandaag zit vooraan, het mapje van morgen daarna enzovoort, en telkens er een dag voorbij is komt het nummertje er bij de volgende maand bij en als er een maand voorbij is stop ik die gewoon achteraan de maandenreeks.
Vervolgens heb ik nog mapjes met ‘opvolgen’, ‘financieel’, ‘ooit/misschien’, ‘kopen’, en ‘ideeën’.
Hoe helpt dit wonderlijke systeem mijn leven te beheersen? Ik leg het uit aan de hand van twee voorbeeldjes.
Vorige week moest ik maandag en dinsdag in Rotterdam zijn. Op de dagen dat ik dat te horen kreeg, heb ik mijn kleine fiches er bij genomen en voor elke nodige actie een fiche geschreven. Ik geef er drie als voorbeeld (het waren er uiteraard meer): 1. gesprekken voorbereiden, 2. B&B regelen en 3. treinticket aankopen. Die fiches gaan dan op de juiste plaatsen in de map. De gesprekken voorbereiden heb ik op een werkdag de week tevoren gedaan, het treinticket koop ik een dag voor vertrek en de B&B heb ik onmiddellijk geregeld. De info van de B&B (reservering, betaling, adres, …) heb ik geprint op het moment dat ik het binnen kreeg (dan vraagt het toch even aandacht, dus kan je het maar beter meteen klaar stoppen voor de dag dat je het nodig hebt, in plaats van de avond van tevoren weer eens op zoek te moeten) en in het mapje van 16 juni gestopt, want dat was de dag waarop ik daar zou zijn en die info dus nodig zou hebben.
Let bij dit voorbeeld op: ik heb niet ‘Rotterdam voorbereiden‘ opgeschreven (zoals het in mijn to do lijstje van vroeger zou staan), maar ik heb concrete acties opgeschreven op verschillende kaartjes en nagedacht op welke dag ik ze wou doen, en de kaartjes in de mapjes van de betreffende dagen gestopt.
Een ander voorbeeld: ik lees mijn mails, met een stapel lege kaartjes naast me en schrijf voor alles wat ik moet doen een kaartje met de eerste concrete actie die ik moet ondernemen (dus niet: vergadering voorbereiden, maar wel: tekst A lezen/verslag vorige vergadering nalezen/…), en die stop ik dan onmiddellijk in het mapje van de juiste dag (als het binnen de maand gaat plaats vinden) of de juiste maand (als het iets is dat later ooit eens moet).
Wat maakt dat het werkt voor me?
+ Bij alles wat ‘binnen komt’ (op vergaderingen, via mail, via de kindjes) maak ik een keuze. Is het iets dat ik binnen de 2 minuten kan doen? Dan doe ik het meteen. Is het iets dat ik moet delegeren? Dan delegeer ik het en schrijf ik eventueel een kaartje dat ik het moet opvolgen. Is het iets dat ik zelf moet doen? Dan gaat het op een kaartje in de vorm van een eerstvolgende actie, en stop ik het in mijn map op de dag dat ik het moet doen. Kan ik alle nodige acties al voorzien? Dan schrijf ik die ook op en stop ik die in mijn map.
+ Op die manier is mijn ordner een soort feilloos extern geheugen. De dag begint, ik neem het mapje van de dag erbij, schud er de kaartjes van de dag uit en kan beginnen. Een actie klaar? Kaartje verscheuren. En dat voelt lekker. (Nog lekkerder dan iets van een lijstje afstrepen ;)).
+ Hoeraa, mijn hoofd is vrij! Ik moet niet meer heel de tijd denken aan alles dat ik niet mag vergeten en ooit nog moet doen. Ik weet dat ik op het juiste moment aan de juiste dingen herinnerd wordt, dat er indien nodig ook de nodige documenten of info bij zit om het te kunnen uitvoeren, en dat geeft rust.
+ Nooit meer stressen om nog snel een verjaardagskadootje te halen, of een vergeten vergadering voor te bereiden, … Het ontgaat me niet meer, ik plan terug (zijnde: ik weet wanneer iets klaar moet zijn en reken dan terug vanaf dat moment wanneer ik dan ten laatste iets gedaan wil hebben ter voorbereiding) en dat werkt.
+ Het is eerlijk gezegd ook kicken als je niets meer vergeet en op alles wat je doet voorbereid bent. Ik heb de dingen op orde, en dat maakt dat ik veel meer rust heb en veel professioneler kan werken. Vroeger ging zo veel tijd en energie naar stress of dingen niet proberen vergeten of plannen, of zitten worstelen met die to do lijstjes of snel ad hoc iets doen of heel erg last minute. Ik was toen ook heel sorry-achtig. Nu is alles geregeld, en gaat de energie naar het uitvoeren van werk. Daarmee kan ik nu ook veel meer nieuwe ideeën uitwerken of de dingen die ik doe veel zorgvuldiger aanpakken. En ik denk dat ik professioneler overkom :).
+ Dit systeem én het Flylady-systeem voor het huishouden hebben ervoor gezorgd dat ik gewoon ben blijven functioneren ondanks het vertrek van de ex. Ik moest me niet wanhopig organiseren om dan de mist in te gaan omdat mijn hoofd minder goed werkte door de klap, ik kon gewoon op die automatische piloot van mijn systemen verder doen en ik kan oprecht zeggen dat noch mijn huishouden, noch mijn werk geleden hebben onder de situatie.
Dus. Hoera voor het vrije hoofd.
Het enige nadeel dat ik kan verzinnen, is dat ik soms geïrriteerd geraak van mensen die niet efficiënt werken en veel vergeten. Want ik weet nu dat het wel kan.
Fijne werkweek!
En ze leefden nog groen en gelukkig 
Pingback: Heb ik nu gewonnen? | En ze leefden nog groen en gelukkig
ik kwam hier via-via. en o my, dit had ik nodig, evenals je flylady gedoe. ik verdrink momenteel in het leven. ook 2 kindjes van 2,5 en 9,5m. wel een man, maar een zelfstandige… dus hoewel ik mij gelukkig in de verste verste niet kan inbeelden waar je door moet, en ik enorme bewondering heb voor wat ik hier lees, is mijn huishouden gelijkaardig. Ik als een wervelwind door het huis, savonds 2 kindjes alleen, en als manlief thuis is de commentaar dat ik een beetje minder zenuwachtig moet doen, en mij in de zetel moet zetten en tijd moet maken voor hem ook. vermoeiend,
Succes, meid! Een tip: ga eens twee uurtjes rustig zitten met een kopje koffie erbij, en probeer de ideeën van Getting Things Done en Flylady stapsgewijs te implementeren in je leven. Bij Flylady kan je je trouwens inschrijven op zo’n 30-dagen mailinglist, waarbij je dan elke dag een mail krijgt met stapjes die je moet zetten, en na 30 dagen heb je wonderwel een aantal routines onder de knie, en kan je relax je afwasbak blinkend achterlaten ’s avonds en in een mooi opgemaakt bed kruipen :). BiJ GTD heeft het mij geholpen het boek te lezen, na te denken wat mij helpt (in mijn geval: het vervaldagensysteem, is GOUD waard!) en dat dan rustig uit te werken.
Binnenkort post ik nog wel eens iets over de organisatie van mijn leventje, heb o.a. nog wel wat techniekjes voor financiële organisatie etc. Alleszins hebben mijn organisatie-technieken er echt voor gezorgd dat ik crisissen doorkom zonder dat mijn huis of werk een ramp wordt :).
xxx merickes
Wauw, klinkt énorm gestructureerd! Ik werk zelf ook met lijstjes (veel lijstjes). Het geeft me rust om dingen te kunnen opschrijven zodat ik ze niet vergeet, of voor bepaalde acties een soort to-do-volgordelijstje te hebben.
Ik heb deze post nog eens gelezen, en net de zoals de eerste keer sta ik echt versteld. Het is simpel maar geniaal. Nu ik het de tweede keer lees besef ik nog beter dat ik vooralsnog in die fladderfase zit, dat ik maar wat doe, dat mijn energie inderdaad naar het proberen vast te houden gaat en dat ik me vaak verontschuldig. Alleen al door het te lezen voel ik een lichtheid opkomen. Je legt het echt helder uit, dankje!!
Als je het graag samen eens bekijkt, laat je het maar weten :).
Pingback: Over een doodgewone dag met een ridder in de bakfiets | En ze leefden nog groen en gelukkig
Pingback: Tried & tested | Ariadnesdraad
Pingback: Prinses is verslaafd | En ze leefden nog groen en gelukkig
Dit lijkt me nu nog eens een waterdicht systeem! Alleen… erg ‘groen’ is het niet; Wat mij zo tegenhoudt is al die ‘verspilling’ van de papiertjes, terwijl je dit systeem evengoed ook online kan doen. Alleen dat online werkt ook mij ook niet, hoor… Misschien denk ik teveel na 😉 Alvast bedankt voor de uitleg!
zo super dat je een systeem gevonden hebt dat voor jou werkt!
Ik weet niet of dit voor mij zou werken, maar hey, ieder zijn ding. Ik probeer alles in Google Calendar te zetten. Het voordeel is dat je dat eigenlijk altijd bij je hebt (in geval van smartphone toch) én dat ik die kan delen met mijn vriend en integreren in de kalender op de iPad thuis, waar alle agenda’s gesynched staan.
Het is niet feilloos, maar momenteel m’n beste optie.
Pingback: Je uitstelgedrag te lijf met getting things done van David Allen | Tales from the Crib
Pingback: Drie dingen die ik graag geleerd had | En ze leefden nog groen en gelukkig
Pingback: Prinses plant | En ze leefden nog groen en gelukkig